Lava tour Merapi semakin sering dipilih sebagai agenda gathering kantor, study tour sekolah, maupun acara komunitas. Alasannya mudah dipahami: kegiatannya seru, bisa diikuti hampir semua usia, dan ada nilai edukasinya. Tapi mengatur puluhan orang di jalur jeep jelas berbeda dengan liburan bersama keluarga. Berikut panduan praktis untuk panitia.
1. Hitung Jumlah Jeep Lebih Dulu
Satu jeep umumnya muat hingga empat penumpang. Rumus sederhananya: jumlah peserta dibagi empat, lalu dibulatkan ke atas. Rombongan 30 orang berarti butuh 8 jeep. Rombongan 50 orang butuh 13 jeep.
Karena harga dihitung per jeep, total biaya bisa diperkirakan dari jumlah jeep dikali harga paket. Usahakan setiap jeep terisi penuh supaya biaya per orang tetap hemat.
2. Pilih Satu Rute untuk Semua
Supaya rombongan bergerak bersama, sebaiknya semua jeep memakai rute yang sama. Untuk acara kantor atau komunitas, rute menengah dengan durasi sekitar 2,5 sampai 3 jam biasanya pas. Untuk study tour pelajar, rute yang menyinggahi Museum Omahku Memoriku sangat dianjurkan karena ada nilai edukasi tentang erupsi 2010.
Kalau waktunya terbatas, misalnya lava tour hanya salah satu dari banyak agenda dalam sehari, rute pendek 1,5 sampai 2 jam bisa menjadi pilihan.
3. Pesan Jauh Hari
Untuk rombongan besar, jangan memesan mendadak. Jeep di lereng Merapi bisa habis dipesan saat akhir pekan atau musim libur. Idealnya, hubungi operator minimal satu sampai dua minggu sebelumnya untuk rombongan di atas 20 orang. Beberapa operator menyediakan layanan khusus lava tour rombongan dengan koordinator di lapangan, sehingga panitia tidak perlu mengatur semuanya sendiri.
4. Bagi Peserta ke Dalam Kelompok Jeep
Sebelum hari keberangkatan, buat daftar pembagian penumpang per jeep. Tunjuk satu orang di setiap jeep sebagai penanggung jawab kelompok. Cara ini memudahkan pengecekan saat berangkat dan saat kembali ke basecamp, sekaligus mencegah ada peserta yang tertinggal.
5. Atur Jadwal Kedatangan
Bus besar biasanya tidak bisa masuk sampai ke basecamp jeep. Tanyakan kepada operator di mana titik parkir bus dan bagaimana peserta diantar ke basecamp. Datang setidaknya 30 menit sebelum jadwal tur untuk briefing dan pembagian jeep.
6. Siapkan Perlengkapan Peserta
Kirim daftar perlengkapan kepada peserta beberapa hari sebelumnya:
1. Baju ganti dan handuk kecil.
2. Masker dan kacamata untuk jalur berdebu.
3. Kantong tahan air untuk ponsel.
4. Sandal atau sepatu yang tidak licin.
5. Obat pribadi bagi yang membutuhkan.
7. Tanyakan Asuransi dan Fasilitas
Pastikan setiap jeep dilengkapi asuransi perjalanan. Tanyakan juga fasilitas di basecamp seperti toilet, tempat bilas, dan area tunggu. Untuk rombongan besar, fasilitas ini sangat menentukan kenyamanan peserta setelah basah di trek air.
8. Sisipkan Sesi Kebersamaan
Lava tour bisa dijadikan bagian dari acara yang lebih besar. Setelah tur, rombongan bisa makan siang bersama di rumah makan sekitar Pakem atau Kaliurang, lalu dilanjutkan sesi foto bersama atau acara internal. Udara sejuk lereng Merapi membuat suasana lebih santai dibanding acara di dalam ruangan.
Penutup
Kunci lava tour rombongan yang lancar ada di persiapan: jumlah jeep yang tepat, satu rute yang sama, pembagian kelompok yang jelas, dan pemesanan jauh hari. Dengan persiapan seperti itu, panitia bisa ikut menikmati perjalanan, bukan sibuk mengatur peserta sepanjang hari.
